Repérer les doublons avant d'importer un fichier

Une référence d'article présente deux fois, un client saisi en double : selon le logiciel, l'import est refusé, une ligne en écrase une autre, ou vous vous retrouvez avec deux fiches pour le même client. Mieux vaut repérer les doublons avant l'import.

Méthode 1 : les colorer

1. Sélectionnez la colonne à contrôler (par exemple les références).
2. Allez dans Accueil › Mise en forme conditionnelle › Règles de mise en surbrillance des cellules › Valeurs en double.
3. Validez : les valeurs présentes plusieurs fois sont colorées.

C'est rapide, mais cela devient illisible sur des milliers de lignes, et cela ne dit pas où se trouve l'autre occurrence.

Méthode 2 : les compter avec une formule

Dans une colonne libre, à côté de vos références en colonne A :

=NB.SI(A:A;A2)>1

La formule affiche VRAI sur chaque ligne dont la référence apparaît plusieurs fois. Vous pouvez ensuite filtrer sur VRAI.

Pour un doublon sur plusieurs colonnes (par exemple la même référence à la même date), utilisez :

=NB.SI.ENS(A:A;A2;B:B;B2)>1

Le piège des doublons invisibles

Ces méthodes comparent les valeurs telles qu'elles sont écrites. Or « QC-001 » et « QC-001 » suivi d'un espace ne sont pas identiques pour Excel… mais le seront peut-être pour votre logiciel, qui retire souvent les espaces à l'import. Ces doublons-là passent inaperçus.

Avant de chercher les doublons, pensez donc à retirer les espaces en trop, par exemple avec la formule =SUPPRESPACE(A2).

Pourquoi éviter « Supprimer les doublons »

Excel propose Données › Supprimer les doublons. C'est tentant, mais cette commande supprime des lignes sans vous montrer lesquelles. Si deux lignes ont la même référence mais un stock ou un prix différent, vous perdez une information sans le savoir.

Un doublon se traite au cas par cas : faut-il corriger la référence, fusionner les deux lignes, ou en supprimer une ?

Vérifier avant d'importer

Importable signale les doublons sur une colonne ou sur une combinaison de colonnes, en ignorant les espaces au début et à la fin des cellules et les différences de majuscules (il précise quand seule la casse diffère), et indique à quelle ligne se trouve la première occurrence. Il ne supprime jamais de ligne : c'est vous qui décidez.