Vérifier un fichier Excel avant de l'importer : la check-list

Un import raté coûte cher : des heures à chercher l'erreur ligne par ligne, ou pire, des données fausses dans votre logiciel. Voici les dix points à contrôler avant chaque import.

La structure du fichier

1. Le bon format. Enregistrez au format demandé par votre logiciel : .xlsx, ou .csv avec le bon encodage et le bon séparateur.
2. Une ligne de titres claire. Les titres de colonnes en première ligne, sans titre général au-dessus, sans cellules fusionnées.
3. Les colonnes attendues. Toutes présentes, avec les noms exacts demandés par le logiciel, et sans titre en double.

Le contenu des cellules

4. Les valeurs obligatoires. Pas de référence, de prix ou de nom vide là où le logiciel en exige un.
5. Les codes avec leurs zéros. Codes postaux, codes EAN, références : vérifiez qu'Excel n'a pas supprimé les zéros du début.
6. Les nombres. Le bon séparateur décimal (virgule ou point selon le logiciel), pas d'unité dans la cellule (« 12 kg »), pas de « N/A » ou de « - » à la place d'une valeur.
7. Les dates. Au format attendu, avec l'année sur 4 chiffres, et sans inversion jour/mois.
8. Les espaces en trop. Un espace au début ou à la fin d'une cellule suffit à faire échouer une correspondance.

Avant de lancer l'import

9. Les doublons. Une référence ou un client présent deux fois.
10. Un test sur quelques lignes. Importez d'abord deux ou trois lignes, et gardez une copie du fichier d'origine.

Faire ces contrôles en une fois

Ces points sont fastidieux à vérifier à l'œil sur des centaines de lignes. Importable contrôle la plupart d'entre eux en une seule passe : colonnes manquantes, valeurs obligatoires, codes postaux, codes EAN et téléphones raccourcis, nombres, dates, espaces en trop et doublons. Il explique chaque problème en français, propose une correction quand elle est certaine, et vous permet de télécharger le fichier corrigé. Le fichier est lu dans votre navigateur : il n'est envoyé nulle part.